Dükkân Takip: Telegram'dan sesli/yazılı mesajla iş takip botu

Sorun neydi?

Küçük bir hizmet işletmesinde tahsilatlar, usta ve müteahhit ödemeleri ve müşteri hatırlatmaları elle tutulan tablolarda dağınıktı. Ekip sahadaydı; bilgisayar başına geçip kayıt girmek ertelenince kayıt eksik kalıyordu. İhtiyaç: telefondan tek mesajla kayıt, komutla rapor.

Ne kurduk?

1. 1Telegram botu — ekip üyeleri bota yazıyor ya da sesli mesaj bırakıyor; yetkisiz kullanıcılar yalnızca kimlik komutunu görebiliyor.
2. 2Doğal dil anlama — dil modeli mesajı tipine ayırıyor: tahsilat, usta ödemesi, müteahhit ödemesi, hatırlatma ya da rapor sorgusu; tutar, kişi, ödeme şekli ve notu alanlara çıkarıyor.
3. 3Google Sheets kayıt — çok sekmeli tek tablo: ödemeler, hatırlatmalar, ekip, işlem geçmişi, usta ve müteahhit ödemeleri.
4. 4Komutlar — /bugun, /haftalik, /liste, /borc, /ara, /aktivite ve doğal dilde "bugün kim ne yaptı?" gibi rapor soruları.
5. 5Hatırlatma akışı — tarihli hatırlatmalar zamanında bildirilir, ertelenebilir; erteleme sayısı takip edilir.

Neden n8n ve Telegram?

n8n kendi sunucumuzda çalışıyor; veri işletmenin kendi Google hesabındaki tabloda kalıyor, aylık kullanıcı başına lisans yok. Telegram botu kurulum için onay süreci gerektirmiyor ve sesli mesaj desteği hazır. Sonuç: ekip sahadan mesaj atıyor, tablo kendi kendine doluyor, rapor tek komutla geliyor.

Bu işten ne öğrendik?

• Otomasyonun zor kısmı teknik değil, kayıt disiplinini ekibin alışkanlığına bağlamak: mesaj atmak tablo açmaktan kolaysa sistem kullanılıyor.
• Doğal dil anlamada açık şema (tip + alanlar) ve hatalı mesajda kibar geri sorma, kayıt kalitesini belirliyor.
• Aynı iskelet; randevu hatırlatma, fiş/fatura okuma veya alacak takibi gibi senaryolara küçük değişikliklerle uyarlanıyor.